Politique de confidentialité

Nous nous engageons à :

• traiter les données dans le strict respect du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et de la loi française « Informatique et Libertés » modifiée ;
• collecter uniquement les données nécessaires à la fourniture des services et au respect de nos obligations légales (principe de minimisation) ;
• héberger les données exclusivement au sein de l'Union européenne, chez un hébergeur reconnu ;
• ne jamais utiliser les photos d'enfants ni les données à caractère personnel à des fins commerciales, publicitaires, statistiques publiques ou d'entraînement d'intelligence artificielle ;
• ne jamais revendre ni céder vos données à des tiers à des fins commerciales ;
• vous permettre d'exercer simplement vos droits sur vos données.

La répartition des responsabilités en matière de protection des données est essentielle pour comprendre vers qui se tourner.

2.1 La Crèche est responsable de traitement

Pour les données qu'elle collecte et fait traiter dans le cadre de son activité d'accueil (informations sur les enfants, les familles, les professionnels, les photos partagées, les transmissions, etc.), la Crèche est responsable de traitement au sens de l'article 4 du RGPD. C'est elle qui détermine les finalités et les moyens du traitement, et qui recueille les autorisations parentales.

2.2 Aqoona est sous-traitant

Dans ce cadre, Aqoona agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Nous traitons les données pour le compte et sur instruction de la Crèche, et uniquement dans les limites des finalités prévues par les CGU. Nous ne décidons ni des finalités, ni des destinataires des données traitées pour la Crèche.

Les modalités contractuelles précises de cette relation sont formalisées dans l'Accord de traitement de données (DPA), annexe RGPD obligatoire des CGU.

2.3 Aqoona est responsable de traitement pour son propre compte

Pour certains traitements qui lui sont propres (gestion commerciale, prospection, support, comptabilité, sécurité de la plateforme, mesure d'audience du site), Aqoona agit en qualité de responsable de traitement. La présente politique décrit l'ensemble de ces traitements.

2.4 Coordonnées du responsable et du référent

Aqoona n'est pas légalement tenu de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) au sens de l'article 37 du RGPD. Toutes les demandes relatives aux données peuvent néanmoins être adressées à l'adresse de contact ci-dessus.

Selon votre rôle et votre interaction avec la plateforme, nous collectons les catégories de données suivantes.

3.1 Données concernant les enfants accueillis

• identité : nom, prénom, date de naissance, sexe ;
• informations administratives : numéro de dossier, dates d'accueil, planning ;
• données de suivi quotidien : repas, siestes, changes, activités, températures, incidents, soins, médicaments ;
• photographies prises par les professionnels de la crèche ;
• informations relatives aux personnes autorisées à venir chercher l'enfant.

3.2 Données concernant les familles

• identité des parents et représentants légaux : nom, prénom, date de naissance ;
• coordonnées : adresse postale, e-mail, téléphone ;
• informations administratives et financières : situation familiale, employeur, numéro CAF, revenus déclarés pour le calcul de la PSU, RIB, justificatifs ;
• contrats d'accueil, factures, échanges via la messagerie de la plateforme ;
• données de connexion à l'application familles.

3.3 Données concernant les professionnels

• identité et coordonnées professionnelles ;
• fonction, qualifications, planning, pointages ;
• identifiants de connexion à la plateforme et traces d'utilisation.

3.4 Données collectées par Aqoona pour son propre compte

• données de gestion commerciale (devis, contrats, facturation des crèches clientes) ;
• échanges avec le support et tickets d'assistance ;
• données de connexion à la plateforme : logs techniques, adresse IP, type de navigateur, horodatage ;
• données de prospection : informations communiquées via les formulaires de demande de démo ou de contact.

Nous ne collectons aucune donnée biométrique ni donnée relative à des opinions philosophiques, religieuses, politiques, syndicales ou à l'orientation sexuelle.

Chaque traitement repose sur une finalité claire et une base légale identifiée parmi celles prévues à l'article 6 du RGPD.

Aqoona ne procède à aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD.

5.1 Origine des photos

Les photos accessibles sur la plateforme sont prises par les professionnels de la crèche dans le cadre de leur activité, à des fins de suivi et de partage avec les familles. Aucune photo issue d'une autre source ne peut être intégrée à la plateforme.

5.2 Autorisations parentales

La crèche, en sa qualité de responsable de traitement, recueille auprès des titulaires de l'autorité parentale les autorisations nécessaires à la prise et au partage des photos. Aqoona ne collecte ni ne gère directement ces autorisations.

5.3 Hébergement et accès

Les photos sont hébergées chez Amazon Web Services au sein de l'Union européenne. L'accès aux photos est strictement limité :

• aux professionnels habilités de la crèche concernée ;
• aux parents pour les photos relatives à leur propre enfant ;
• aux équipes techniques d'Aqoona, uniquement dans le cadre d'opérations de maintenance ou de support, et sous obligation de confidentialité.

5.4 Engagements d'Aqoona

5.5 Album souvenir

La fonctionnalité « Album souvenir » permet aux parents de compiler les photos partagées par la crèche concernant leur enfant. Le fichier généré et téléchargé devient un objet personnel du parent. L'usage en est strictement encadré par l'article 9 des CGU (usage familial restreint uniquement, interdiction de diffusion publique, de commercialisation ou d'utilisation par une IA).

Une fois l'album téléchargé, Aqoona n'a plus de contrôle technique sur les copies détenues par le parent. Il appartient au parent de respecter ses engagements contractuels et de protéger l'intimité des personnes représentées sur les photos.

5.6 Droit de retrait

Toute personne disposant de droits sur une photo (la crèche, l'autre parent, un professionnel apparaissant à l'image, etc.) peut demander le retrait de la photo concernée par écrit à contact@aqoona.com ou directement auprès de la crèche. Aqoona procède au retrait dans un délai raisonnable après vérification.

Les données ne sont accessibles qu'aux personnes ayant un besoin légitime d'y accéder.

6.1 Au sein de la crèche

• les professionnels habilités par la direction, dans la limite de leurs fonctions ;
• la direction et l'administration de la crèche ;
• les familles, pour les données relatives à leur enfant.

6.2 Au sein d'Aqoona

• les équipes techniques en charge de l'hébergement et du support, sous obligation de confidentialité ;
• l'équipe commerciale, uniquement pour les données contractuelles relatives à la crèche cliente.

6.3 Sous-traitants techniques

Voir l'article 7 ci-après.

6.4 Tiers autorisés

Les données peuvent être communiquées à des tiers dans les cas suivants, et exclusivement dans ces cas :

• autorités administratives ou judiciaires sur réquisition légale ;
• organismes financeurs (CAF, collectivités) pour les éléments nécessaires au calcul des aides, à la demande de la crèche ;
• prestataires d'impression de livres photo, uniquement lorsque le parent en fait la commande explicite via l'album souvenir, et uniquement pour les éléments nécessaires à l'impression ;
• repreneur en cas de cession d'activité d'Aqoona, avec information préalable des personnes concernées.

En dehors de ces cas, aucune donnée n'est partagée ni vendue à des tiers.

Aqoona fait appel à des sous-traitants techniques pour la fourniture du service. Chacun est contractuellement tenu d'appliquer des mesures de sécurité au moins équivalentes aux nôtres et de respecter les exigences du RGPD (article 28).

La liste actualisée et détaillée des sous-traitants est disponible sur demande écrite à contact@aqoona.com. Toute modification de sous-traitant ayant un impact significatif fait l'objet d'une information préalable des crèches clientes.

Les données traitées via la plateforme Aqoona sont hébergées au sein de l'Union européenne, sur l'infrastructure d'Amazon Web Services EMEA SARL.

Aqoona ne procède à aucun transfert de données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne sans encadrement juridique approprié au sens des articles 44 et suivants du RGPD (décision d'adéquation de la Commission européenne ou clauses contractuelles types).

Certains services techniques accessoires (par exemple l'acheminement de notifications mobiles via les services Apple Push Notification Service ou Google Firebase Cloud Messaging) peuvent impliquer un transit technique en dehors de l'UE. Ces transferts sont strictement limités au minimum technique nécessaire et encadrés par les outils prévus par le RGPD.

Nous ne conservons les données que le temps strictement nécessaire aux finalités poursuivies, dans le respect des obligations légales.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible. Certaines données peuvent être conservées plus longtemps en cas de litige ou de procédure en cours, jusqu'à extinction des prescriptions légales correspondantes.

Aqoona met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au regard du risque, conformément à l'article 32 du RGPD :

• Chiffrement des communications (TLS/HTTPS) et chiffrement au repos pour les données sensibles ;
• Contrôle des accès par profils et habilitations, journalisation des actions ;
• Authentification par mot de passe robuste, politique de complexité et de renouvellement ;
• Sauvegardes régulières et tests de restauration ;
• Cloisonnement logique des données entre crèches clientes ;
• Procédures de gestion des incidents et de continuité d'activité ;
• Engagement de confidentialité et sensibilisation de tous les collaborateurs ;
• Sélection rigoureuse de sous-traitants reconnus pour leur sécurité ;
• Mises à jour de sécurité régulières.

Aucun système informatique n'étant absolument inviolable, ces mesures constituent une obligation de moyens et non de résultat. Aqoona s'engage à maintenir un niveau de sécurité en cohérence avec l'état de l'art et l'évolution des risques.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

11.1 Droit d'accès

Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées, et obtenir une copie des données ainsi qu'une information sur les traitements.

11.2 Droit de rectification

Demander la correction de données inexactes ou la complétion de données incomplètes.

11.3 Droit à l'effacement

Demander la suppression de vos données dans les cas prévus par le RGPD (donnée non nécessaire à la finalité, retrait du consentement, opposition légitime, etc.). Ce droit peut être limité par les obligations légales de conservation (notamment comptables et fiscales).

11.4 Droit à la limitation

Demander le gel du traitement de vos données dans certains cas (contestation de l'exactitude, opposition en cours, etc.).

11.5 Droit d'opposition

Vous opposer au traitement de vos données pour des motifs légitimes, et plus largement à toute prospection commerciale.

11.6 Droit à la portabilité

Recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment lisible, ou en demander la transmission directe à un autre responsable de traitement, lorsque techniquement possible.

11.7 Directives post-mortem

Définir des directives relatives à la conservation, l'effacement et la communication de vos données après votre décès, conformément à l'article 85 de la loi « Informatique et Libertés ».

11.8 Comment exercer vos droits

Une justification d'identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur. Nous nous engageons à répondre dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse, conformément au RGPD.

L'exercice de ces droits est gratuit, sauf demandes manifestement infondées ou excessives.

La plateforme Aqoona traite des données concernant des enfants en bas âge, accueillis en structure d'accueil. Ces traitements sont effectués sous la responsabilité de la crèche, qui recueille les autorisations des titulaires de l'autorité parentale.

Les enfants ne sont pas utilisateurs de la plateforme. L'accès aux services en ligne d'Aqoona est strictement réservé aux personnes majeures, en leur qualité de parent, de professionnel ou de représentant d'une structure.

Conformément à l'article 8 du RGPD et à l'article 7-1 de la loi française « Informatique et Libertés », nous portons une attention particulière au traitement des données d'enfants : minimisation, durées de conservation adaptées, accès strictement limité, interdiction d'usage commercial ou publicitaire.

Le site www.aqoona.com et la plateforme utilisent des cookies et traceurs nécessaires :

• au bon fonctionnement technique (session utilisateur, sécurité, équilibrage de charge) — ces cookies sont indispensables et ne nécessitent pas de consentement ;
• à la mesure d'audience anonymisée — ces cookies peuvent être paramétrés conformément aux recommandations de la CNIL ;
• à l'amélioration de l'expérience utilisateur — ces cookies sont déposés sous réserve de votre consentement, recueilli via le bandeau présenté lors de votre première visite.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences via les paramètres de votre navigateur. Le refus de certains cookies peut limiter l'usage de certaines fonctionnalités. Aqoona ne dépose pas de cookies à des fins publicitaires.

Une violation de données à caractère personnel s'entend de toute destruction, perte, altération, divulgation non autorisée ou accès non autorisé à des données.

En cas de violation susceptible d'affecter des données traitées pour le compte d'une crèche cliente, Aqoona :

• informe la crèche concernée dans un délai maximum de 48 heures à compter de la prise de connaissance de l'incident ;
• communique l'ensemble des informations nécessaires permettant à la crèche, en tant que responsable de traitement, d'effectuer le cas échéant sa propre notification à la CNIL dans le délai de 72 heures prévu par l'article 33 du RGPD ;
• prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour contenir l'incident, en limiter les conséquences et éviter sa reproduction ;
• tient un registre des violations conformément à l'article 33-5 du RGPD.

En cas de violation susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, la crèche est tenue, en tant que responsable de traitement, d'informer directement les personnes concernées conformément à l'article 34 du RGPD. Aqoona apporte son assistance à cette démarche.

La présente politique peut être amenée à évoluer, notamment pour tenir compte d'évolutions légales, réglementaires, techniques ou opérationnelles.

Toute évolution substantielle est portée à votre connaissance par notification (e-mail ou information sur la plateforme) au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La version applicable est celle en vigueur à la date du traitement concerné.

Les versions antérieures sont conservées et peuvent être communiquées sur demande écrite à contact@aqoona.com.

16.1 Nous contacter

16.2 Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

Le site Aqoona est par ailleurs déclaré à la CNIL sous le numéro 1567813.